Ladenachweise / App

Wichtig ist, was im BMF-Schreiben vom 11.11.2025 steht und unter welchen Voraussetzungen eine steuerfrei Erstattung der Sachkosten nach § 3 Nr. 50 EStG zulässig ist. So steht in Abs. 27:

"Bei der Ermittlung der vom Arbeitnehmer für das Aufladen des betrieblichen Kraftfahrzeugs selbst getragenen Stromkosten aus der Nutzung einer häuslichen Ladevorrichtung ist die Strommenge mittels eines gesonderten stationären oder mobilen (beispielsweise wallbox-oder fahrzeuginternen) Stromzählers nachzuweisen."

Die Art des Stromzählers und des Nachweises ist im BMF-Schreiben (bewusst?) nicht definiert. Nehmen wir also an, dass das Betriebsstättenfinanzamt der Ermittlung aus der App akzeptieren würde, besteht noch immer die Problematik, dass die App keine Exportfunktion anbietet. Das Führen des Nachweise ist also der Knackpunkt. Ob Screenshots einer Lohnsteueraußenprüfung standhalten, darf zumnindest mal angezweifelt werden. Als Arbeitgeber würde mir das jedenfalls nicht als ausreichend erscheinen.

Bei uns reicht es seit Jahren, wenn ich eine Kopie meines Stromvertrages hochlade und im übrigen einen screenshot aus der App meiner Wallbox (auch die ist nicht geeicht) sende.

Wemm reicht das ? Deinem Arbeitgeber ? Na dann hat er bestimmt irgendwann Spaß bei der Lohnsteuerprüfung.

Warum soll das nicht reichen? Eine Steuererklärung muss plausibel sein. Viele Dinge gebe ich auch handschriftlich ab.

-Fahrten zum Arzt

-Fahrten zur Pflege meiner Eltern

-Eigenbelege (wenn man keine Quittung bekommt)

-ein E-Dienstwagen mit eigener Wallbox betanken sollte doch eher der Normalfall sein…, als ein bürokratisches Monster.

Zitat von Andimp3

Wemm reicht das ? Deinem Arbeitgeber ?

Ja, meinem Arbeitgeber reicht das. Die wollten auch vor 2 Jahren nur noch geeichte Wallboxen zulassen, haben dass dann aber mit unserer Tax Abteilung umrundet und gehen nun davon aus damit bei einer steuerlichen Außenprüfung kein Problem zu bekommen.

Zitat von Juergen31

Viele Dinge gebe ich auch handschriftlich ab.

Das ist meines Erachtens richtig. Daher müssen wir aus der App die Ladezeiten und die geladenen kw/h angeben und dazu regelmäßig den Kilometerstand. Die Steuer prüft das dann anhand dieser Angaben auf Plausibilität.

Kann gutgehen, muss es aber nicht und ist auch vom Betriebsstättenfinanzamt und dem zuständigen Außenprüfer abhängig. Am Ende kann es Euch als Dienstwagennutzer auch egal sein, auf welcher Grundlage der AG die Abrechnung akzeptiert und steuerfrei erstattet. Er ist in der Verantwortung und haftet am Ende für Lohnsteuer und ggf. SV-Beiträge.

Nun ja... je nach Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag und/oder ggf. Tarifvertrag kann der AG bis zu 3 Jahre zum Jahresende die Lohnabrechnungen korrigieren und schwups zahlt man Steuer + Sozialversicherung nach.

Daher sollte man in der Hinsicht auch genau daraf achten was man mit dem AG (immer schriftlich !) vereinbart.

Mein Arbeitgeber verlangt eine Wallbox mit integriertem MID-Zähler der Mess- und Eichrechtskonform ist.

Der Aufpreis ist nicht tragisch, ich habe die Fronius Wattpilot Flex pro Wallbox bestellt. Die passt am besten zu meinem Fronius Wechselrichter. Somit gibt es keine unnötigen Diskussionen.

Bei fehlenden oder ungeeigneten Belegen nach § 3 Nr. 50 EStG haftet der AG allein für die Lohnsteuernachzahlung – ein Schadlos halten beim AN ist fast immer ausgeschlossen. Ausnahme: der AN hat vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Angaben / Belege gemacht.

Formaljuristisch passiert hier folgendes:

Die Steuerfreiheit entfällt rückwirkend, die Erstattungsbeträge gelten nachträglich als steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Der AG hätte Lohnsteuer (plus Soli, ggf. Kirchensteuer) einbehalten und abführen müssen.

Das Finanzamt nimmt den AG nach § 42d Abs. 1 EStG in Haftung für die nicht einbehaltene / nicht abgeführte Lohnsteuer (inkl. Zinsen nach § 235 AO).Der AG muss nachzahlen.

Der AG hat keinen automatischen Erstattungs- oder Regressanspruch gegen den AN, weil:

- Der AG hat die Erstattung freiwillig und ohne Lohnsteuerabzug gezahlt.

- Der AN hat den Betrag als steuerfrei erhalten und durfte darauf vertrauen (Vertrauensschutz).

- Ein Nettoarbeitslohn liegt vor: Der AN hat effektiv mehr netto erhalten, als ihm bei korrekter Versteuerung zugestanden hätte. Nach ständiger Rechtsprechung (z. B. BAG und BFH in vergleichbaren Fällen zu fehlerhaften Steuerbefreiungen / Pauschalierungen) kann der AG keinen Regress nehmen, wenn keine Nettolohnvereinbarung vorlag (d. h. keine ausdrückliche Abrede, dass der AN die Steuer trägt) und der Fehler beim AG liegt (fehlende Belege, falsche Einordnung als § 3 Nr. 50 EStG).

Der Regressanspruch des AG bei geschuldeten SV-Beiträgen verjährt regelmäßig gemäß § 28g Satz 3 SGB IV bereits nach 3 Monaten. Daher erspare ich mir und Euch die Herleitung.